Die Erfassung, Verarbeitung und Speicherung der Verbandsdaten erfolgt über das PotAS-Formularmanagementsystem, das speziell für die Anforderungen von PotAS entwickelt wurde.
Weiterführende Informationen
Bei der Entwicklung des Formularmanagementsystems wurde großer Wert auf die Einhaltung der aktuellen Datenschutzvorgaben sowie der IT-Sicherheitsstandards des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) gelegt. Das Formularmanagementsystem wird bei einem nach ISO 27001 zertifizierten Vertragspartner gehostet. Daher werden strenge technologische und organisatorische Maßnahmen im Rahmen des Datenmanagementsystems eingesetzt, um die Sicherheit und Vertraulichkeit der in dem Formularmanagementsystem enthaltenen Daten zu gewährleisten.
Der Nutzerzugriff ist passwortgeschützt und erfolgt über die PotAS-Webseite. Für jeden Spitzenverband ist ein Verantwortlicher (in den meisten Fällen die Sportdirektorin/ der Sportdirektor) eingerichtet, der entweder eine/n Verbandshauptuser/in für die Bearbeitung der Fragenkataloge anlegt, oder selbst als Verbandshauptuser/in fungiert. Der/die Verbandshauptuser/in kann weitere Verbandsuser/innen einrichten, die ihn bei der Bearbeitung der Fragenkataloge unterstützen. Die finale Freigabe der eingegebenen Datensätze obliegt jedoch ausschließlich der Sportdirektorin/ dem Sportdirektor.
Neben dem Zugriff auf die Eingabeumgebung ist auch eine Anzeige der verbandseigenen Eingabedaten über den geschützten Zugang möglich. Eine Anzeigemöglichkeit von Daten anderer Verbände ist nicht gegeben.
Die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit aller mit „JA“ beantworteten Fragen müssen vom jeweiligen Spitzenverband anhand von zusätzlichen Informationen oder Dokumenten gewährleistet werden. Hierfür stehen im Formularmanagementsystem zu jedem Unterattribut ein Kommentarfeld sowie eine zentrale Upload-Funktion für die anzuhängenden Dokumente zur Verfügung. Zu den einzelnen Dokumenten sind die für die jeweilige Frage relevanten Textpassagen explizit und ausnahmslos über die Angabe der Seitenzahl zu referenzieren.
Neu seit dem Sommersportzyklus 2019 ist die Möglichkeit, die Eingaben zur Beantwortung der Fragen disziplinübergreifend vorzunehmen. Diese technische Weiterentwicklung kann den Verbänden die Dateneingabe erleichtern. Diese Funktion ist speziell für Fragen vorgesehen, bei denen beispielsweise ein Dokument Gültigkeit für alle Disziplinen eines Spitzenverbandes besitzt.
Hierfür stehen im Eingabesystem zu jedem Unterattribut ein Kommentierungsfeld sowie eine zentrale Upload-Funktion für Dokumente (ausschließlich PDF-Dateien) zur Verfügung. Die Entscheidung für die disziplinübergreifende Beantwortung einer Frage liegt beim jeweiligen Spitzenverband. Sollte die PotAS-Kommission bei der Bewertung der Frage zu dem Schluss gelangen, dass diese für den betrachteten Spitzenverband aus inhaltlich-fachlichen Gründen nur disziplinspezifisch hätte beantwortet werden können, wird die Frage mit „NEIN“ gewertet.
Kontakt
Bei Fragen, Unklarheiten und zur weiteren Unterstützung steht Ihnen die Geschäftsstelle der PotAS-Kommission als Ansprechpartner für das Formularmanagementsystem gerne zur Verfügung.
