FAQs - Formularmanagementsystem (FMS)
Das PotAS-Formularmanagementsystem (FMS) wurde speziell für die Anforderungen der PotAS-Kommission und Verbänden entwickelt. Die Hauptfunktionen sind die Erfassung, Verarbeitung sowie Speicherung der Verbandsdaten. Die Daten werden zudem von der Kommission bewertet und von der Geschäftsstelle ausgewertet. Aufgebaut ist es in der Systematik des Anforderungs- und Bewertungsleitfadens.
Das PotAS-Formularmanagementsystem ist für die Spitzenverbände der olympischen Winter- und Sommersportarten, für die PotAS-Geschäftsstelle, für die PotAS-Kommission und für den verantwortlichen IT-Dienstleister zugänglich. Die jeweiligen Zugriffsrechte sind nutzerspezifisch geregelt.
Über www.potas.de gelangen Sie unter dem Menüpunkt „PotAS-Formularmanagementsystem“ zu einem Bereich mit Informationen und einem Link für den passwortgeschützten Zugang.
Von der Geschäftsstelle der PotAS-Kommission wird zunächst für jeden olympischen Spitzenverband ein/e Hauptverantwortliche/r (i. d. R. die Sportdirektorin/ der Sportdirektor) für die Dateneingabe festgelegt. Diese/r erhält für den Erstzugang zum Formularmanagementsystem ihre/seine Zugangsdaten per E-Mail. Im Anschluss hat sie/ er die Möglichkeit eine/n Verbandshauptuser/in für die Bearbeitung der Fragenkataloge anzulegen, sofern er/sie diesen nicht eigenständig beantwortet. Der/ die Verbandshauptuser/in kann zur Unterstützung bei der Eingabe (wie auch die Sportdirektorin/ der Sportdirektor selbst) weitere Verbandsuser einrichten. Wie die Einrichtung weiterer User/innen vorgenommen werden kann, ist der Anleitung für das PotAS-Formularmanagementsystem zu entnehmen. Die verschiedenen Userrollen unterscheiden sich in den dahinter geschalteten Bearbeitungs- und Zugriffsrechten. Die Sportdirektorin/ der Sportdirektor ist letztlich dafür verantwortlich, die bearbeiteten Fragenkataloge zu prüfen und freizugeben.
Die Eingaben der Spitzenverbände können in einem festgelegten Zeitfenster vorgenommen werden. Die betroffenen Spitzenverbände werden zeitnah durch die PotAS-Geschäftsstelle via E-Mail über das Zeitfenster informiert. Nach Ende der Eingabezeit ist eine Änderung der Daten nicht mehr möglich. Während der Bewertungsphase durch die Kommission ist das Formular-Management-System für die Spitzenverbände gesperrt. Nach Veröffentlichung des PotAS-Berichts können sie diesen, ihre Eingaben sowie die Bewertungen und Kommentare der PotAS-Kommission im FMS einsehen.
Das allgemeine Verfahren basiert auf der Beantwortung der Fragen mit „Ja“ oder „Nein“. Alle mit „Ja“ beantworteten Fragen müssen von den Bundessportfachverbänden anhand von zusätzlichen Informationen oder Unterlagen belegt werden, um der PotAS-Kommission eine Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Angaben zu ermöglichen. Hierfür stehen zu jeder Frage eine Kommentarmöglichkeit sowie eine Upload-Funktion für Dokumente im PDF-Format zur Verfügung. Der Anforderungs- und Bewertungsleitfaden bietet ein Verzeichnis möglicher hochzuladender Dokumente, die sich hinsichtlich der Struktur und Titel verbandsspezifisch unterscheiden können.
Ja. Innerhalb des Formularmanagementsystems können die Userinnen und User z.B. Rückmeldungen zur Systemfunktionalität, zur Kommunikation oder zum Strukturaufbau geben. Es wird ausdrücklich darum gebeten diese Funktion zu nutzen.
Es können bis zu 1000 Dokumente hinterlegt werden. Jedoch werden nur die Dokumente benötigt, die Antworten auf die jeweilige Fragestellung geben. Es gilt: Qualität vor Quantität. Redundanzen sind unbedingt zu vermeiden.
Grundsätzlich ja. Die Entscheidung für eine disziplinübergreifende Beantwortung einer Frage liegt jedoch beim jeweiligen Spitzenverband. Sollte die PotAS-Kommission bei der Bewertung der jeweiligen Frage zu dem Schluss gelangen, dass eine disziplinübergreifende Beantwortung der Frage aus inhaltlich-fachlichen Gründen unzureichend war und tatsächlich eine disziplinscharfe Beantwortung notwendig gewesen wäre, kann die Frage mit „NEIN“ gewertet werden.
Nach vollständiger Beantwortung eines Fragenkatalogs erhält die Sportdirektorin/ der Sportdirektor (verantwortliche/r User/in) eine Information per E-Mail. Die Sportdirektorin/ der Sportdirektor kann dann Korrekturen vornehmen und muss außerdem den Fragenkatalog final freigeben. Nur die Sportdirektorin/ der Sportdirektor als verantwortliche/r User/in des Spitzenverbandes ist berechtigt einen Fragenkatalog abzuschließen. Der abgeschlossene Fragenkatalog wird im Anschluss elektronisch der PotAS-Kommission zur Bewertung übergeben.
Nein, eine nachträgliche Eingabe oder Korrektur von Daten ist nicht möglich.
Die Einhaltung der aktuellen Datenschutzrichtlinien nach den Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG), der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sowie der IT-Sicherheitsstandards sind grundlegende Voraussetzungen für den Betrieb des Systems. Strenge technologische und organisatorische Maßnahmen im Aufbau der IT-Architektur nach den Schutzmaßnahmen des IT-Grundschutzkataloges des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) wurden im Rahmen des Formularmanagementsystems eingesetzt, um die Sicherheit und Vertraulichkeit der in dem Formularmanagementsystem enthaltenen Daten zu gewährleisten. Alle Zugriffsmöglichkeiten auf das System sind zudem passwortgeschützt. Das System wird auf Servern beim Informationstechnikzentrum des Bundes (ITZ Bund) betrieben. In enger Zusammenarbeit mit dem BSI stellt das ITZ Bund abgesicherte hochverfügbare Netzzugänge bereit. Darüber hinaus sind unsere weiteren Vertragspartner nach ISO 27001 zertifiziert und stellen damit spezifizierte Anforderungen für die Implementierung von geeigneten Sicherheitsmechanismen sicher. Die erhobenen Daten und hochgeladenen Dokumente werden ausschließlich im Rahmen der Arbeit für eine Bewertung durch die PotAS-Kommission genutzt. Ausführlichere Informationen zum Datenschutz sind auf www.potas.de zu entnehmen.
Bei Fragen zum Formularmanagementsystem steht Ihnen die Geschäftsstelle der PotAS-Kommission gerne zur Verfügung. Ihr direkter Ansprechpartner ist Herr Bohdan Krusch. Sie erreichen Herrn Krusch telefonisch unter 0228/99640-9037 oder per E-Mail unter bohdan.krusch@potas.de